۵s؛ مسیر پیشبرد اهداف سازمان‌ها

۵s و چگونه «نظم» می‌تواند به پیشبرد اهداف سازمان‌ها کمک کند و نگذارد که اشتباهات تکراری رخ دهند؟

در این مطلب برایتان از روشی به‌نام ۵s می‌گوییم که مدیران خبره در سرتاسر جهان با کمک آن سیستم‌هایشان را به بهترین شکل مدیریت می‌کنند و از آن بسیار بهره می‌برند.

۵S، نظامی است که احتمالا از قرن‌ها پیش اجرا می‌شده و بعدها در کشورهایی که به سمت توسعه پیش می‎رفتند، به‌عنوان یک اصل و قانون درآمده است.

 

داستان تولد ۵S

اصول ۵S به‌ نوعی از ابتدای دوره تمدن وجود داشته است. اگر نظم، آراستگی و توجه به اصول آن نبود، اهرام ثلاثه مصر، ارتش‌های منظم دوران هخامنشی و نظام‌های حکومتی موفق ایجاد نمی‌شدند. از سویی دیگر ۵S در زندگی روزمره بشر نیز وجود داشته است. خانه تکانی که رسمی ایرانی و قدیمی است و عده‌ای ظهور آن‌را مربوط به دوران میترائیسم می‌دانند، در واقع نوعی ۵S است که هزاران سال از عمر آن می‌گذرد و یا عادت برخی از قوم‌های عشایری که لوازم غیرضروری را قبل از هر کوچ کنار می‌گذراند، می‌تواند به‌عنوان ۵S تلقی شود.

 

5S بعدها به صنایع گوناگون آمریکا رسید و از آنجا که نظم، بهداشت و توجه به افزایش بهره‌وری وسایل و نیروی انسانی اهمیت بسزایی دارد، روز به روز بیشتر به آن می‌پردازند. این داستان ادامه داشت تا اینکه آوازه این اصول به مناطق آسیای شرقی رسید.

 

آنچه امروزه به عنوان ۵S می‌شناسیم از بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن و انتخاب پنج کلمه‌ی ژاپنی است که همگی با S آغاز می‌شوند. در نتیجه بر خلاف تصور عمومی ، ژاپن محل زایش ۵sنیست اما ۵S یکی از کلیدی‌ترین رمزهای موفقیت ژاپنی‌ها در قرن اخیر است.

 

ژاپنی‌ها معتقدند اگر در زندگی و کار نظم داشته باشیم و به صورت عملی تمرین کنیم این موضوع در ذهن و تفکر ما رخنه می‌کند و به‌صورت ناخواد آگاه شیوه فکر و تصمیم‌گیری ما نیز منظم خواهد شد. بنابراین نظم باعث شکوفایی استعدادها و بهتر شدن تصمیم‌ها خواهد بود.

۵s در دیدگاه بزرگان

رعایت نظم و اهمیت آن در زندگی، در سخن بزرگان بسیاری نیز آمده است. برای مثال توماس ادیسون که مخترع و دانشمندی نام‌آور است در این باره می‌گوید: «تمام پیشرفت‌های جهانگیر خود را مدیون اندیشه منظم و یادداشت‌برداری دقیق هستم».

 

از سوی دیگر، «امانوئل کانت»، که او را به‌عنوان چهره‌ای محوری در فلسفه جدید می‌شناسند درباره نظم می‌گوید: «شیرین‌ترن نتیجه دقت و نظم، پیروزی است.» و در اندیشه‌ی «الکساندر پوپ» که دومین چهره ادبیات انگلیس پس از شکسپیر محسوب می‌شود، « نظم، اولین قانون آسمانی است».

در نتیجه توجه به نظم و استفاده از آن در تمام بخش‌‌های زندگی محدود به یک فرهنگ، جامعه و یا قشر خاص نیست. هر فردی که بخواهد تحولی در سازمان، کسب و کار و عملکردش ایجاد کند باید به نظم با دیده‌ی عمیق بنگرد.

 

طبق تحقیقات اگر فردی با خستگی محیط کار خود را آشفته رها کند، فردا صبح زمانی که باز می‌گردد و این محیط را می‌بیند، خستگی دیروز دوباره در بدنش پدید می‌آید. این موضوع اهمیت نظام آراستگی در سازمان‌ها را نشان می‌دهد که چه مقدار می‌تواند در بهره‌وری و افزایش آن موثر باشد.

 

هدف نهایی ۵S پیشگیری از اتلاف است. اما از فعالیت‌های ۵S نیز مانند هر پدیده دیگر می‌توان تعریف‌های متفاوت داشت. بنابراین لازم است دقیقاً مشخص کنیم که ۵S چیست؟ برای حصول به چه اهدافی بکار می‌آید و برای رسیدن به آن اهداف چگونه باید مجموع فعالیت‌های ۵S را سازماندهی و اجرا کرد؟ به عبارت دیگر باید دانست که اصول ۵S دقیقاً چیست، چه ارکانی دارد و دستاوردهای آن کدام است؟

 

5S از چه ارکانی تشکیل شده است؟

پنج حرف ژاپنی که ۵S را تشکیل داده‌اند به ترتیب شامل موارد زیر هستند:

 

سازماندهی (Seiti):

سازماندهی در گسترده‌ترین فضای آن عبارت از مرتب کردن اشیاء بر اساس قواعد یا اصولی معین است. از دیدگاه ۵S سازماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیرضروری. اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویت‌ها برای رهایی از غیرضروری‌هاست. در این جا تأکید اصلی بر مدیریت اولویت‌ها و حذف غیرضروری‌ها از طریق شناسایی و حذف عمل و عوامل آنها در همان مراحل اولیه و پیش از تبدیل شدن آنها به مشکلاتی واقعی است.

 

اولویت بندی: سازماندهی و مرتب کردن از جمله موضوعاتی است که در موقعیت‌های گوناگون و در همه موارد از آن سخن می‌گوییم. اما در واقع می‌توان آن را در زمره مهم‌ترین فعالیت‌ها محسوب کرد. تاکنون تئوری‌های گوناگونی برای چگونگی سازماندهی امور عنوان شده است. اولین قدم در تمامی این تئوری‌ها. طبقه‌بندی اشیاء و کارها و دسته‌بندی آنها بر اساس میزان اهمیت است. در واقع اولین گام عبارت است از تعیین اهمیت هر چیز و اعمال مدیریت اولویت‌ها.

 

استفاده از نمودار پاره‌تو:

نمودار پاره‌تو و روش KJ به ترتیب از نام ویلفردو پاره‌تو و جیرو هاولاکی تو jiro Havla Kito گرفته شده و از ابزارهای استاندارد کنترل کیفیت هستند که در حل مسائل تعیین اولویت‌ها و سازماندهی اطلاعات و داده‌ها به کار روند. حتی تهیه فهرست اقلام، راه‌هایی برای سازماندهی امور،‌ تعیین میزان اهمیت آنها، تشخیص موارد ضروری و سپس اعمال مدیریت اولویت‌ها هستند. ایجاد تغییرات مناسب با فصل در تهیه و تولید و فروش و کنار نهادن اقلامی که فروش خوبی ندارند. از جمله مواردی هسند که در آنها، از طریق کنار گذاشتن یا دور ریختن غیرضروری‌ها، توجه خود را به اقلام واقعاً مهم و نیازمند توجه، معطوف می‌کنیم.

 

نظم و ترتیب (Seiton):

نظم و ترتیب بعضی قرار دادن اشیاء در مکان‌های مناسب یا به ترتیب مطلوب و به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. که راهی است برای یافتن و به کار بردن اشیاء مورد نیاز،‌‌ بدون انجام جستجوهای بیهوده،‌ نکته اصلی در این جا، استفاده از مدیریت کارکردی و حذف جستجو است.

هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد آن و با در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار، در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد،‌ محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. نظم و ترتیب،‌ با مطالعه جزئی و دقیق کارآیی‌ها آغاز می‌شود. اصل نظم و ترتیب با تعیین کردن قوانین حاکم بر طبقه‌بندی‌ها و اولویت‌ها، سلسه مراتب را در سازماندهی مشخص می‌کند.

 

بدین ترتیب غالباً کار را با تعیین کاربرد اشیاء آغاز می‌کنیم:

الف) اشیایی که استفاده نمی‌کنیم: دور می‌ریزیم.

ب) اشیایی را که استفاده نمی‌کنیم اما ممکن است در آینده مورد  استفاده قرار گیرند. به عنوان برطرف‌کننده نیازهای احتمالی در جای دور از دسترس قرار می‌دهیم.

ج) اشیایی که به ندرت از آنها استفاده می‌کنیم: در جایی دور از دسترس نگه می‌داریم.

د) اشیایی که گه گاه از آنها استفاده می‌کنیم: در محل کار قرار می‌دهیم.

هـ) اشیایی که غالباً از آنها استفاده می‌کنیم: در محل کار نگه می‌داریم یا با خود حمل می‌کنیم.

در نهایت

جمع اشیاء مورد استفاده مدت زمان لازم باری تأمین آنها یا زمان لازم برای دسترسی به آنها، عوامل تعیین کننده دیگر در ذخیره‌سازی و نگهداری آنهاست. اگر مدت زمان دسترسی یا فراهم‌سازی کوتاه باشد. دیگر لزومی به نگه داشتن یا انبار کردن حجم زیادی از آنها نیست. در این میان نه تنها باید کارآیی و بازدهی را در نظر داشت، بلکه باید به کیفیت یعنی مواردی از قبیل زنگ‌زدگی، شکستگی، تغییرشکل، فاسدشدگی و … نیز توجه کرد.

ملاحظات مربوط به ایمنی نیز در تعیین مطلوب‌ترین و در واقع کارکردی‌ترین نحوه قرارگیری ابزارها و ماشین‌آلات و دیگر اشیاء به هنگام نقل و انتقال ایمنی محل ذخیره‌سازی و نگهداری و اقدامات پیشگیرانه و ضروری در نگهداری مواد قابل اشتعال از جمله موارد بسیار مهمی هستند که باید نهایت دقت و توجه را به آنها مبذول داشت.

 

پاکیزه‌سازی (Seiso):

پاکیزه‌سازی در معنای عام کلمه همان تمیز کردن اشیاست. از دیدگاه ۵S پاکیزه‌سازی عبارت است از دور ریختن زوائد. پاکیزه کردن اشیاء از آلودگی‌ها و مواد خارجی، پاکیزه‌سازی از نظر ۵S نوعی بازرسی است. بدین ترتیب، بازبینی و پاکیزگی محیط کار جهت حذف آلودگی و زواید موضوعات عمده و مورد تأکید در پاکیزه‌سازی‌اند.

برخی از لوازم، تجهیزات و مکان‌ها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی کنید. پاکیزه‌سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست. پاکیزه‌سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز فراهم می‌کند.

 

استاندارد سازی (Seiketsu):

استانداردسازی از دیدگاه ۵S عبارت از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی است و به این ترتیب هم شامل پاکیزگی شخص و هم در برگیرنده پاکیزگی محیط کار است. تأکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت دیداری شرایط و اوضاع در محیط کار به نحوی استاندارد و کنترل می‌شوند که شما همواره می‌توانید با سرعت و دقت عمل کنید. مدیریت دیداری اخیراً به عنوان وسیله‌ای مؤثر در اجرای کایزن مورد توجه و استفاده گسترده را گرفته است و اکنون از آن برای نظارت بر تولید. کیفیت. ایمنی و تقریباً هر چیز دیگر استفاده می‌شود.

مدیریت رنگ‌ها

مدیریت رنگ‌ها یا مدیریت نمایه‌گذاری با رنگ‌ها نیز اخیراً بسیار مورد توجه است. امروزه از مدیریت رنگ‌ها نه تنها برای نمایه گذاری بلکه در جهت ایجاد محیطی تشویق کننده و مناسب‌تر برای کار نیز بهره می‌گیرند. از دیدگاه کلی و زندگی روزمره برای انسان‌ها نیز پاکیزگی حایز اهمیت است. بخار روغن، براده‌های گوناگون، آلودگی‌های صوتی، روغن‌های رقیق کننده  و فرار و مواد سمی و موارد دیگر تنها به محیط کارخانه محدود نمی‌شود و برای جلوگیری از اثرات زیان‌بار آنها چه در محیط کار و چه در محیط زیست؛ نیازمند ۵S و اجرای اصول آنیم.

 

انضباط (Shitsuke):

در معنای عام عبارت است از آموزش و توانایی بر انجام وظیفه، هر چند که این وظیه کاری دشوار باشد. از دیدگاه ۵s انضباط به معنی ایجاد یا برخورداری از توانایی لازم برای انجام امور به شیوه مطلوب و مورد نظر است. نکته اصلی در اینجا؛ شکل‌دهی و ایجاد عادات صحیح به جا عادات نادرست است.

این کار را باید از طریق آموزش شیوه‌های درست و کارهای لازم به افراد و الزام به تمرین، در این زمینه انجام داد. این تمرین‌ها از طریق وضع مقررات و پیروی از آنها صورت می‌گیرد.

انضباط فرآیندی حاصل از تکرار و تمرین

به عنوان مثال در زمینه ایمنی صنعتی تعداد افرادی که به علت عدم استفاده از کلاه و کفش و عینک‌های ایمنی و دستکش، یا به علت بردن دست‌شان به درون ماشین قبل از خاموش کردن آنها دچار سانحه شده‌اند، از شمار بیرون است. به همین دلیل کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درآید. انضباط بخشی جدایی ناپذیر از ایمنی صنعتی است.

 

امروزه در دنیا دو اس جدید هم به سیستم ۵S اضافه شده که به آن ۷S می‌گویند:

1. سماجت SHUKKAN
2. سخت کوشی SHIKKAIYARA

سماجت:

منظور از آن تداوم بخشیدن به یک برنامه و اجرای یک تکنیک تا سر حد ملکه درآمدن آن است. نقش مدیران در اجرای تکنیک‌های فوق‌الذکر مربوط به آگونومی تا جایی است که انجام تکنیک‌ها را تبدیل به یک عادت نماید.

سخت کوشی:

منظور از آن در دیدگاه ژاپنی به معنای سخت کار کردن است و نه به معنای زیاد کار کردن بلکه به معنی این است که باید علاقه باطنی و واقعی به کار را در افراد از طرق باور قلبی به مقوله کار بیندیشند. تنها در این صورت است که می‌توان به موضوع کیفیت کار هم توجه داشت، به کوتاه سخن به معنای کار کیفی کردن و نه زیاد کار کردن و مهم‌تر از آن از لذت کار  است.

 

5s در چه سازمان‌های اجرا شده است؟

در سرتاسر جهان، سازمان‌ها، مراکز آموزشی، شرکت‌ها، کارخانه‌ها و… وجود دارند که با تکیه بر ۵S توانسته‌اند به موفقیت‌های چشم‌گیری دست پیدا کنند. در ادامه چند نمونه این سازمان‌ها را معرفی کرده‌ایم.

 

1- ناسا

سازمان فضایی آمریکا که اقدامات و ماموریت‌های بسیاری را پیرامون کشف گیتی انجام داده است، یکی از مهمترین سازمان‌هایی است که با استفاده از اصول ۵S فعالیت می‌کند. جالب است بدانید، ۵S از همان روزهای اول همراه ناسا بوده و اگر این اصول نبود شاید هرگز سفینه آپولو ۱۱ بر سطح ماه نمی‌نشست و فصل جدیدی در تاریخ اکتشافات فضایی آغاز نمی‌شد.

 

حساسیت بالای کار در ناسا و تلاش برای کاهش شکست در پروژه‌ها، از عواملی است که پای ۵S را به ناسا باز کرده است.

 

2- شرکت تویوتا

در سال ۱۹۳۷، در یک کارخانه‌ی ریسندگی برندی متولد شد که امروزه به عنوان یکی از بهترین سازندگان اتوموبیل شناخته می‌شود. شرکت تویوتا موتورز که مقر اصلی آن در ژاپن قرار دارد، یکی از کارخانه‌های بزرگی است که از ۵S بهره می‌برد و وجود آن باعث موفقیت‌های چشم‌گیرش شده است. شرکت تویوتا در هر مقیاسی ۵S را اجرا می‌کند. مثلا در این کارخانه نه فقط خط تولید، بلکه حتی تخته‎های وایت‎برد نیز ۵S شده‌اند.

 

5S به تویوتا کمک کرد تا یکی از برترین شرکت‌های تولید کننده وسایل نقلیه در جهان باشد

۳- ارتش‌های منظم جهان

در بسیاری از گروه‌های ارتش جهان ۵S بسیار پرکاربرد است. نظم با استفاده درست از ابزار و حرکت‌های حساب شده نهایت پیروزی برای ارتش‌ها به ارمغان می‌آید.

 

5S در ارتش‌های جهان یک موضوعی کلیدی و مهم است و توجه به آن می‌تواند نتیجه جنگ‌ها را تغییر دهد

 

4- دانشگاه قم

در سال ۱۳۹۰ دانشگاه قم، ۵S را اجرا کرد و در راستای آن اقدامات گوناگونی از جمله تعویض وسایل خراب و کهنه، ایجاد قانون، نظم و قرار دادن اسناد بلااستفاده در انبار صورت گرفت. پس از این کار دستورالعمل اجرایی نیز تدوین شد تا نسل‌های بعد نیز با اصول ۵S به کارشان ادامه دهند.

 

دانشگاه قم یکی از معدود مراکز آموزشی ایران است که سال‌ها پیش ۵S را توسط کادر اداری و دانشجویان اجرا کرد

 

5- شرکت قم آلیاژ

این شرکت که تولید کننده‌ی آلیاژ سرب، روی و آلمینیوم است، سال‌هاست که در زمینه ۵S فعالیت می‌کند و به عنوان یکی از کارخانه‌های پیشرو در امر بهره‌مندی از نظام آراستگی و یا ۵S تلقی می‌شود. این شرکت گواهی‌نامه‌های ملی و بین‌المللی گوناگونی را دریافت کرده است.

 

شرکت قم آلیاژ با کمک ۵S توانسته گواهی‌نامه‌های معتبر گوناگونی را کسب کند

 

 

سخن پایانی:

۵S، پیش شرط اجرای موفقیت‌آمیز سایر سیستم‌ها و مدل‌ها می‌باشد و مزیت آن این است که در همه جا قابل پیاده‌سازی است.

 

از ضرورت‌های مقدم بودن اجرای ۵s می‌توان به نمونه‌های زیر اشاره گردد:

1. سرعت دستیابی افزایش می‌یابد
2. نتایج برای همه افراد قابل درک است
3. محیط کاری تمیز و سازمانی می‌شود
4. عمر وسایل و ابزارآلات کار افزایش می‌یابد
5. هزینه پیاده‌سازی کاهش پیدا می‌کند

 

و در نهایت ۵S منجر به بهبود فرایندهای ذیل می‌شود:

1. کم کردن زمان نصب
2. کاهش زمان چرخه
3. تقلیل حوادث
4. کاهش ضایعات
5. افزایش امنیت
6. افزایش فضای اداری در محیط کار

 

در پایان اولین و مهم‌ترین گام بهبود هر کسب‌وکاری اجرای صحیح ۵S است.

 

منبع: ۵s5s.ir  hammura.com

تهیه و تنظیم:

علی قاسمی
دپارتمان نگهداشت – کارشناس برق